Ratgeber Büro
Regiebericht-Vorlage: Rapportzettel richtig ausfüllen
Regiebericht, Rapportzettel, Tagelohnzettel, Stundenlohnzettel – gemeint ist immer dasselbe: ein Blatt, auf dem du festhältst, welche Arbeiten nach Aufwand ausgeführt wurden, wer wie lange gearbeitet hat und welches Material verbraucht wurde. Mit der Unterschrift des Auftraggebers wird daraus dein wichtigster Beleg für die Abrechnung. Hier ist eine Vorlage zum Ausdrucken und das Wichtigste zum Ausfüllen.
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Eine Seite, kostenlos, ohne Anmeldung, frei verwendbar – auch mit eigenem Firmenstempel.
Wofür du einen Regiebericht brauchst
Immer dann, wenn Arbeit nicht zum Festpreis, sondern nach Stunden und Material bezahlt wird: Reparaturen, Kleinaufträge, unvorhergesehene Arbeiten auf der Baustelle oder Zusatzarbeit, die der Auftraggeber kurzfristig verlangt. Ohne Bericht steht später Aussage gegen Aussage – mit Bericht und Unterschrift ist klar, was geleistet wurde.
Was hineingehört
| Angabe | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Datum, Baustelle, Auftrag | Ein Bericht je Tag und Baustelle. Auftragsnummer und genauer Ort der Leistung (Geschoss, Raum). |
| Wer hat es angeordnet? | Name und Funktion der Person, die die Arbeit verlangt hat – und ob mündlich oder schriftlich. |
| Ausgeführte Arbeiten | So genau, dass ein Dritter es versteht: nicht „Elektroarbeiten“, sondern „zwei Steckdosen im Besprechungsraum gesetzt, 6 m Leitung verlegt“. |
| Arbeitszeit | Je Person: Name, Funktion (Meister, Geselle, Helfer), von, bis, Pause, Stunden. |
| Material und Geräte | Bezeichnung, Menge, Einheit. Auch Kleinmaterial und Maschinenstunden. |
| Unterschriften | Du und der Auftraggeber oder seine Bauleitung – mit Datum. |
Für die Stunden über mehrere Tage oder Wochen hilft dir der Arbeitstage-Rechner beim Nachzählen.
Die Unterschrift: am selben Tag
Der Auftraggeber bestätigt mit seiner Unterschrift, dass die Arbeit ausgeführt und die Stunden geleistet wurden – nicht den Preis. Lass den Bericht möglichst am selben Tag unterschreiben, solange alle wissen, was gemacht wurde.
Was tun, wenn niemand unterschreibt?
- Noch am selben Tag zuschicken: Bericht fotografieren oder scannen und per E-Mail an den Auftraggeber senden, mit der Bitte um Bestätigung.
- Fotos machen: vorher, nachher, mit Datum. Sie ersetzen keine Unterschrift, helfen aber.
- Nachhaken und festhalten: Wann hast du den Bericht übergeben oder geschickt, an wen? Notiere das auf deiner Kopie.
Ist die VOB/B vereinbart, regelt § 15 den Umgang mit Stundenlohnzetteln genauer – unter anderem Fristen für das Einreichen und für die Rückgabe durch den Auftraggeber. Was in deinem Fall gilt, hängt vom Vertrag ab; dieser Ratgeber ersetzt keine Beratung.
Häufige Fehler
- Sammelbericht am Monatsende: Nach vier Wochen bestätigt kaum jemand einzelne Tage. Täglich schreiben.
- Zu grobe Beschreibung: „Diverse Arbeiten, 8 Std.“ lädt zur Kürzung ein.
- Pausen vergessen: von, bis und Pause getrennt eintragen, dann stimmen die Stunden nachvollziehbar.
- Kein Bezug zur Anweisung: Wer hat die Arbeit verlangt? Das ist später die erste Frage.
Aus dem Regiebericht wird oft ein Nachtrag
Wenn die Arbeit über den ursprünglichen Auftrag hinausgeht, gehört zum Bericht ein Nachtragsangebot. Wie du es aufbaust, steht im Ratgeber Nachtragsangebot schreiben – ebenfalls mit Muster. Wer das regelmäßig macht, kann sich die Vorführung von Nachwerk ansehen: Das Programm hält Notiz, Anweisung, Mengen, Belege und Kalkulation in einem Vorgang zusammen. Es ist in der Testphase und noch nicht käuflich.
Hinweis: Allgemeine Information und Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Welche Fristen und Folgen gelten, hängt von deinem Vertrag ab. Der Text ist ein KI-Entwurf mit automatischer Prüfung.