Ratgeber Rechnung
USt-IdNr. prüfen: einfache und qualifizierte Bestätigungsabfrage
Wer an Unternehmen im EU-Ausland liefert, stellt die Rechnung ohne Umsatzsteuer – aber nur, wenn die USt-IdNr. des Kunden im Zeitpunkt der Lieferung gültig ist. Stimmt sie nicht, kann das Finanzamt die Steuer nachfordern. Deshalb lohnt sich der Ablauf: erst Tippfehler ausschließen, dann amtlich bestätigen lassen, dann das Ergebnis aufbewahren.
Drei Stufen der Prüfung
| Stufe | Was sie beantwortet | Wo |
|---|---|---|
| Formprüfung | Ist die Nummer überhaupt richtig aufgebaut (Länderkürzel, Länge, Prüfziffer)? | offline, im Browser |
| Einfache Bestätigung | Ist diese Nummer im anderen Mitgliedstaat gültig? | BZSt oder EU-System MIAS/VIES |
| Qualifizierte Bestätigung | Gehört die Nummer genau diesem Firmennamen an dieser Anschrift? | BZSt |
Für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen brauchst du die qualifizierte Bestätigung: Nur sie gleicht auch Name, Ort, Postleitzahl und Straße ab. Die einfache Abfrage sagt lediglich, dass es die Nummer gibt.
Schritt 1: Tippfehler vorher ausschließen
Die amtliche Abfrage kostet nichts, ist aber lästig, wenn sie an einem vertauschten Ziffernpaar scheitert. Die meisten europäischen USt-IdNrn. haben eine Prüfziffer, mit der sich Zahlendreher sofort erkennen lassen – genau wie bei der IBAN. Beim Import ganzer Kundenlisten kommen außerdem Dubletten und Leerzeichen hinzu.
Wichtig zur Einordnung: Eine formal korrekte Nummer ist nicht automatisch eine gültige. Die Formprüfung erspart dir nur die vermeidbaren Fehlversuche – die amtliche Bestätigung ersetzt sie nicht.
Schritt 2: Beim BZSt bestätigen lassen
- Das Online-Formular des Bundeszentralamts für Steuern aufrufen (Bestätigungsverfahren nach § 18e UStG).
- Eigene deutsche USt-IdNr. und die ausländische Nummer eintragen.
- Für die qualifizierte Abfrage zusätzlich Firmenname, Ort, Postleitzahl und Straße angeben.
- Amtliche Bestätigungsmitteilung anfordern ankreuzen – dann kommt das Ergebnis schriftlich und ist als Nachweis brauchbar.
Das Ergebnis wird je Angabe zurückgemeldet: „stimmt überein“ oder „stimmt nicht überein“. Weicht nur die Straße ab, liegt das oft an einer veralteten Eintragung beim Kunden – nachfragen und aktualisieren lassen.
Schritt 3: Dokumentieren – und zwar dauerhaft
- Das Ergebnis mit Datum und Uhrzeit speichern, am besten als PDF zum Kundenstammsatz.
- Bei laufenden Geschäftsbeziehungen die Abfrage regelmäßig wiederholen (viele Betriebe prüfen monatlich oder vor jeder Lieferung).
- Die Prüfung gehört zu den Aufzeichnungspflichten und muss bei einer Prüfung vorgelegt werden können.
Vor dem Archivieren lohnt ein Blick, welche Zusatzdaten im PDF stecken – Autor und Pfad der erstellenden Software reisen sonst mit.
Was auf die Rechnung gehört
Bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung müssen beide USt-IdNrn. auf der Rechnung stehen – deine und die des Kunden – dazu der Hinweis auf die Steuerfreiheit, zum Beispiel „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“. Fehlt eine der Angaben, ist die Rechnung unvollständig.
Übrigens: Als Kleinunternehmer stellst du keine Rechnungen mit Umsatzsteuer – bei EU-Geschäften gelten trotzdem Sonderregeln. Mehr dazu im Ratgeber Rechnung als Kleinunternehmer.
Häufige Stolpersteine
- Nummer erst nach der Lieferung geprüft: Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Lieferung. Lieber vorher prüfen.
- Privatkunden im EU-Ausland: Sie haben keine USt-IdNr.; dort gelten andere Regeln (z. B. der OSS bei digitalen Leistungen).
- Abgelaufene Nummern: USt-IdNrn. werden ungültig, wenn ein Unternehmen aufgibt – auch bei langjährigen Kunden.
- Nur Screenshot als Nachweis: Besser die amtliche Bestätigungsmitteilung anfordern.
Hinweis: Allgemeine Information, keine steuerliche Beratung. Die Anforderungen an Nachweise für steuerfreie Lieferungen hängen vom Einzelfall ab – frag im Zweifel deine Steuerberatung.