Ratgeber Rechnung
Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben, Hinweis und Grenzen
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus – alles andere auf der Rechnung bleibt aber Pflicht. Fehlt eine Angabe oder steht dort versehentlich ein Steuerbetrag, wird es unangenehm: Ausgewiesene Umsatzsteuer schuldest du dem Finanzamt, auch wenn du sie nie einbehalten wolltest.
Wer Kleinunternehmer ist
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen (§ 19 UStG):
- Vorjahr höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz und
- laufendes Jahr höchstens 100.000 Euro.
Wird die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort – ab dem Umsatz, mit dem die Grenze gerissen wird, gilt die Regelbesteuerung. Bei einer Gründung im laufenden Jahr wird der Umsatz für die 25.000-Euro-Prüfung nicht mehr hochgerechnet.
Diese Angaben gehören auf die Rechnung
| Angabe | Hinweis |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift – deine und die des Kunden | wie im Handelsregister bzw. Gewerbe angemeldet |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | eine von beiden genügt |
| Rechnungsdatum | Ausstellungsdatum |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | einmalig, lückenlose Systematik |
| Menge und Art der Leistung | handelsübliche Bezeichnung |
| Leistungszeitpunkt oder -zeitraum | auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht |
| Entgelt | der Betrag – ohne Steuersatz und Steuerbetrag |
| Hinweis auf die Steuerbefreiung | siehe unten |
Der Hinweis – so formulierst du ihn
Der Grund für die fehlende Umsatzsteuer muss auf der Rechnung stehen. Üblich und anerkannt sind Formulierungen wie:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
„Kein Steuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).“
Niemals „0 % USt“ oder „19 % USt: 0,00 €“ schreiben – das ist ein Steuerausweis und kann dazu führen, dass du den Betrag abführen musst.
Was sich beim Rechnungsschreiben oft rächt
- Vorsteuer: Du darfst keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ziehen – dafür ist die Buchhaltung einfacher.
- Kunden im Ausland: Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland gelten Sonderregeln; hier lohnt die Rückfrage bei der Steuerberatung.
- Wechsel zur Regelbesteuerung: Ab dem Zeitpunkt des Überschreitens musst du Umsatzsteuer ausweisen. Verträge und Preislisten vorher anpassen.
- Verzicht auf die Regelung bindet dich für mehrere Jahre – gut überlegen, wenn hohe Anschaffungen anstehen.
E-Rechnung: Auch Kleinunternehmer sind betroffen
Ausstellen musst du als Kleinunternehmer keine E-Rechnung – empfangen und aufbewahren können musst du sie aber, seit dem 1. Januar 2025. Kommt eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF von einem Lieferanten, brauchst du also einen Weg, sie zu lesen und im Original zu archivieren.
Alle Fristen im Überblick: E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
Schneller bezahlt werden
Ein klares Zahlungsziel und ein QR-Code auf der Rechnung verkürzen die Wartezeit spürbar. Und wenn doch jemand zu spät zahlt, darfst du auch als Kleinunternehmer Verzugszinsen verlangen.
Hinweis: Allgemeine Information zum Stand September 2026, keine steuerliche Beratung. Für deinen Einzelfall – besonders bei Auslandsumsätzen, Wechsel der Besteuerungsart oder Gründung – frag bitte deine Steuerberatung.