Ratgeber Rechnung
E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Sie kommt in Stufen: Empfangen müssen alle schon jetzt, ausstellen müssen die meisten ab 2027, alle übrigen ab 2028. Hier steht, was das konkret bedeutet.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die Daten stehen maschinenlesbar in einer XML-Datei, sodass Buchhaltungsprogramme sie ohne Abtippen übernehmen können. In Deutschland sind das vor allem:
- XRechnung – reine XML-Datei, Pflicht bei vielen Behörden.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (bzw. Factur-X) – ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Norm nicht.
Keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine normale PDF-Datei, ein eingescanntes Papierdokument oder ein Foto einer Rechnung – auch wenn sie per E-Mail verschickt werden. Sie gelten als „sonstige Rechnung“.
Seit 1. Januar 2025: Alle müssen E-Rechnungen empfangen können
Jedes Unternehmen in Deutschland muss seit 2025 E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer und Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist aber, die XML-Datei lesen, prüfen und im Original aufbewahren zu können; ein ausgedrucktes PDF reicht dafür nicht.
Die Übergangsfristen für das Ausstellen
| Zeitraum | Was gilt beim Ausstellen? |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Papierrechnungen bleiben erlaubt. Andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 2027 | Pflicht zur E-Rechnung – außer für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro. Sie dürfen noch bis Ende 2027 Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. |
| ab 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. |
Bereits vereinbarte EDI-Verfahren zwischen Geschäftspartnern bleiben unter Voraussetzungen bis Ende 2027 zulässig.
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können müssen sie sie trotzdem.
- Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
Sonderfall Behörden: XRechnung und Leitweg-ID
Wer an Bund, Länder oder Kommunen liefert, muss schon länger elektronisch abrechnen – meist als XRechnung über ein Portal. Dafür braucht jede Rechnung die Leitweg-ID der empfangenden Stelle. Ein Zahlendreher führt zur Ablehnung, deshalb lohnt sich ein kurzer Check der Prüfziffer.
Pflichtangaben gelten weiterhin
Das Format ändert nichts an den Pflichtangaben nach § 14 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuer- oder USt-IdNr., Rechnungsdatum und -nummer, Leistungsbeschreibung und -zeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt etwas, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.
Was du jetzt tun solltest
- Klären, über welche Adresse E-Rechnungen ankommen sollen, und diese Kunden und Lieferanten mitteilen.
- Prüfen, ob die Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD einlesen kann.
- Die Aufbewahrung regeln: Die XML-Datei ist das Original und muss unverändert archiviert werden.
- Rechtzeitig vor 2027 bzw. 2028 den eigenen Rechnungsausgang umstellen.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick auf Grundlage des Wachstumschancengesetzes und des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2024. Er ersetzt keine steuerliche Beratung. Für deinen Einzelfall frag bitte deine Steuerberatung.