Ratgeber Rechnung
Leitweg-ID verstehen: Aufbau, Prüfziffer und häufige Fehler
Wer an Bund, Länder oder Kommunen abrechnet, braucht auf der Rechnung die Leitweg-ID des Empfängers. Fehlt sie oder stimmt die Prüfziffer nicht, wird die Rechnung vom Portal abgewiesen – oft ohne verständliche Fehlermeldung.
Was die Leitweg-ID ist
Die Leitweg-ID ist die Zustelladresse innerhalb der Verwaltung. Sie sagt dem Rechnungseingangsportal, welche Behörde, welches Amt und gegebenenfalls welche Organisationseinheit die Rechnung bekommen soll. Sie ersetzt keine Bestellnummer und keine Kundennummer – beides kann zusätzlich verlangt werden.
Der Aufbau
Die Leitweg-ID besteht aus zwei oder drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:
Grobadressierung – Feinadressierung (optional) – Prüfziffer
| Teil | Erlaubt | Bedeutung |
|---|---|---|
| Grobadressierung | 2 bis 12 Ziffern | Bundesland, Kreis, Gemeinde – vergleichbar mit dem amtlichen Gemeindeschlüssel |
| Feinadressierung | 1 bis 30 Buchstaben oder Ziffern | Amt, Abteilung oder Sachgebiet; darf fehlen |
| Prüfziffer | genau 2 Ziffern | errechnet sich aus den beiden anderen Teilen |
Beispiel aus der amtlichen Spezifikation: 04011000-1234512345-06. Die ersten beiden Ziffern stehen für das Bundesland – hier 04
für Bremen. 99 steht für den Bund. Ohne Feinadressierung sieht eine gültige ID zum Beispiel so aus: 991-35.
Die Prüfziffer
Die beiden letzten Ziffern werden nach demselben Verfahren berechnet wie die Prüfziffer einer IBAN (ISO/IEC 7064, Modulo 97-10): Buchstaben werden in Zahlen übersetzt (A = 10 … Z = 35), die Ziffernfolge geteilt, der Rest ergibt die Prüfziffer. Das heißt: Ein Zahlendreher fällt sofort auf – und genau deshalb lohnt der Check vor dem Versenden.
Woher bekomme ich die Leitweg-ID?
- Aus der Bestellung oder dem Auftrag: Viele Behörden geben sie direkt mit, oft zusammen mit einer Bestellnummer.
- Beim Ansprechpartner nachfragen – die Rechnungsstelle kennt sie.
- Im jeweiligen Rechnungseingangsportal des Bundes oder des Landes; die Länder betreiben teils eigene Portale mit Verzeichnissen.
Erfinden oder aus einer anderen Rechnung übernehmen funktioniert nicht: Jede Stelle hat ihre eigene ID.
Wo die ID in der Rechnung steht
In der XRechnung gehört sie in das Feld „Buyer reference“ (BT-10). Buchhaltungsprogramme beschriften es unterschiedlich – etwa „Leitweg-ID“, „Käuferreferenz“ oder „Referenz des Erwerbers“. In ZUGFeRD ist es dasselbe Feld. Ein Eintrag im Verwendungszweck oder im Freitext reicht nicht, weil das Portal maschinell ausliest.
Die häufigsten Ablehnungsgründe
- Prüfziffer stimmt nicht – meist ein Tippfehler in der Grob- oder Feinadressierung.
- Leerzeichen oder falsche Bindestriche aus dem Kopieren aus PDF oder E-Mail.
- Kleinbuchstaben in der Feinadressierung – erlaubt sind Großbuchstaben und Ziffern.
- ID im falschen Feld, etwa als Bestellnummer statt als Käuferreferenz.
- Veraltete ID nach einer Umstrukturierung der Behörde.
Und der Rest der Rechnung?
Auch eine korrekt adressierte Rechnung wird zurückgewiesen, wenn Pflichtangaben fehlen. Ein schneller Check vor dem Versand spart die Rückfrage und die zweite Zahlungsfrist.
Hintergrund zu Formaten und Fristen: E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
Hinweis: Allgemeine Information nach der Formatspezifikation der KoSIT. Einzelne Portale können zusätzliche Angaben verlangen.