Ratgeber Rechnung
XRechnung oder ZUGFeRD? Die Unterschiede einfach erklärt
Beide Formate sind E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Der Unterschied liegt darin, ob ein Mensch die Rechnung auch ohne Software lesen kann – und wer sie verlangt.
Der Kernunterschied in einem Satz
XRechnung ist eine reine XML-Datei nur für Maschinen. ZUGFeRD ist ein PDF, das man wie gewohnt ansehen kann und in dem die gleichen Daten zusätzlich als XML-Datei stecken.
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Ohne Software lesbar? | nein – im Editor nur Code | ja, als normales PDF |
| Syntax der Daten | UBL oder CII | CII |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden (mit Leitweg-ID) | Rechnungen zwischen Unternehmen |
| Gilt als E-Rechnung? | ja | ja, ab Version 2.0.1 im Profil BASIC oder höher |
Die ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD gibt es in mehreren Ausbaustufen. Für die E-Rechnungspflicht zählen nur die Profile, die alle Pflichtangaben strukturiert enthalten:
- MINIMUM und BASIC WL – enthalten zu wenige Daten und gelten nicht als E-Rechnung.
- BASIC, EN 16931 (früher COMFORT) und EXTENDED – erfüllen die Norm.
- XRECHNUNG – ein ZUGFeRD-Profil, dessen XML-Teil zugleich eine gültige XRechnung ist.
Factur-X ist die französische Bezeichnung für dasselbe Format; ZUGFeRD 2.x und Factur-X 1.0 sind technisch identisch.
Welches Format solltest du nutzen?
- Rechnungen an Behörden: in der Regel XRechnung – Vorgaben des jeweiligen Portals und die Leitweg-ID beachten.
- Rechnungen an Unternehmen: ZUGFeRD ist praktisch, weil der Empfänger das PDF auch ohne passende Software lesen kann. XRechnung ist genauso zulässig.
- Empfangen: Du musst beide Formate annehmen und lesen können.
Wie öffne ich eine XRechnung?
Eine XRechnung im Browser oder Editor zeigt nur XML-Code. Um sie lesbar anzuzeigen, brauchst du einen Viewer. Mit dem Kniffwerk E-Rechnung Leser ziehst du die Datei einfach ins Browserfenster – sie wird als übersichtliche Rechnung angezeigt, Summen und Pflichtfelder werden geprüft, und nichts wird hochgeladen. Das funktioniert auch mit ZUGFeRD-PDFs: Das Werkzeug liest die eingebettete XML-Datei aus.
Worauf du bei der Aufbewahrung achten musst
Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Sie muss unverändert und lesbar aufbewahrt werden. Bei ZUGFeRD bewahrst du das komplette PDF samt eingebetteter Datei auf. Ein zusätzlich erstellter Ausdruck ist nur eine Lesehilfe.
Hinweis: Allgemeine Information, keine steuerliche Beratung. Vorgaben einzelner Behördenportale können abweichen.