Ratgeber Finanzen
SEPA-XML-Datei prüfen, bevor sie zur Bank geht
Lohnlauf, Lieferantenzahlungen, Mitgliedsbeiträge: Die Buchhaltungs- oder Vereinssoftware erzeugt eine SEPA-XML-Datei, und die wird beim Online-Banking hochgeladen. Ein Blick hinein, bevor sie freigegeben wird, verhindert teure Fehler – nur ist XML ohne Hilfsmittel kaum lesbar.
Welche Datei ist was?
| Format | Zweck | Typische Quelle |
|---|---|---|
pain.001 | Überweisungen, auch Sammelüberweisungen | Lohnprogramm, Buchhaltung, Zahlungsvorschlag |
pain.008 | Lastschriften (Einzug) | Vereinsverwaltung, Abo- und Mitgliedsbeiträge |
camt.053 | Kontoauszug (Tagesabschluss) | Export aus dem Online-Banking |
camt.052 / camt.054 | Umsätze untertägig / Sammelbuchungen aufgelöst | Export aus dem Online-Banking |
Die Zahlen dahinter (etwa pain.001.001.09) bezeichnen die Version. Welche Version deine Bank erwartet, steht im Online-Banking; ältere
Versionen werden nach und nach abgeschaltet.
Die Prüfliste vor dem Hochladen
- Gesamtsumme und Anzahl – stimmen sie mit dem Zahlungsvorschlag oder der Lohnliste überein? Die Bank zeigt beim Hochladen nur die Summe; eine vertauschte Einzelzahlung fällt dort nicht auf.
- Ausführungsdatum – liegt es in der Zukunft und auf einem Bankarbeitstag? Bei Lastschriften müssen Vorlauffristen eingehalten werden.
- IBAN der Empfänger – Prüfziffer korrekt? Eine gültige Prüfziffer schützt vor Tippfehlern, nicht aber vor einer falschen, aber gültigen IBAN.
- Doppelte Zahlungen – derselbe Empfänger mit gleichem Betrag zweimal ist häufig ein Exportfehler.
- Verwendungszweck – vollständig und nicht abgeschnitten (maximal 140 Zeichen).
Besonderheiten bei Lastschriften
- Gläubiger-Identifikationsnummer muss enthalten sein – sie wird bei der Bundesbank beantragt.
- Jede Lastschrift braucht eine Mandatsreferenz und das Datum des Mandats.
- Erstlastschrift oder Folgelastschrift korrekt kennzeichnen; manche Banken prüfen das noch.
- Zahlungspflichtige müssen vorab informiert werden (Pre-Notification), meist mindestens 14 Tage vorher, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Häufige Fehlerursachen
- Sonderzeichen: SEPA erlaubt nur einen eingeschränkten Zeichensatz. Umlaute werden je nach Bank umgewandelt oder führen zur Ablehnung.
- Falsche Version der Datei für die jeweilige Bank.
- Datei doppelt hochgeladen – dieselbe Nachrichten-ID wird von vielen Banken abgelehnt, von manchen aber nicht.
Kontoauszüge weiterverarbeiten
camt.053-Dateien sind die digitale Form des Kontoauszugs und enthalten mehr Informationen als ein CSV-Export. Wer sie nicht direkt in die Buchhaltung einspielen kann, macht sie im SEPA-XML-Leser lesbar; CSV-Exporte der Bank bereitet das Bank-CSV-Werkzeug auf.
Warum ohne Upload?
Eine SEPA-Datei enthält Namen, IBANs und Beträge aller Empfänger – bei einem Lohnlauf also die Gehälter der ganzen Belegschaft. Diese Datei gehört auf keinen fremden Server. Das Kniffwerk-Werkzeug liest sie im Browser, ohne sie zu übertragen.
Hinweis: Allgemeine Information. Maßgeblich sind die Vorgaben deiner Bank zu Formatversion und Fristen.