Ratgeber Büro
Bilder für die E-Mail verkleinern – so geht es richtig
Ein Handyfoto ist heute schnell 5 bis 12 Megabyte groß. Drei Bilder vom Schadensfall, und die Mail kommt nicht durch – oder bleibt beim Empfänger im Postfach stecken. Dabei reicht ein Bruchteil der Größe völlig aus.
Wie groß darf ein Anhang sein?
| Anbieter | Grenze je E-Mail |
|---|---|
| Gmail | 25 MB (Gesamtgröße der Nachricht) |
| Outlook.com | rund 20 MB |
| GMX, Web.de | je nach Tarif etwa 20–50 MB |
| Firmen-Mailserver | häufig nur 10 MB, manchmal 5 MB |
Entscheidend ist nicht deine Grenze, sondern die des Empfängers – und durch die Kodierung im Anhang wächst jede Datei nochmals um etwa ein Drittel. Faustregel: unter 5 MB pro E-Mail bleiben, dann kommt sie überall an.
Welche Größe reicht wofür?
| Zweck | Längste Kante | Ungefähre Dateigröße |
|---|---|---|
| Ansehen am Bildschirm, Beleg, Doku | 1600 px | 0,3–0,8 MB |
| Präsentation, großer Monitor | 2000–2400 px | 0,6–1,5 MB |
| Druck bis A5 | ab 3000 px | 2–4 MB |
Ein Foto mit 1600 Pixel Kantenlänge sieht auf jedem Bildschirm einwandfrei aus – der Unterschied zum 12-Megapixel-Original ist am Monitor nicht zu sehen, die Datei aber zehnmal kleiner. Als Format bleibt JPEG die beste Wahl für Fotos; PNG lohnt nur bei Screenshots und Grafiken mit Text.
Der unterschätzte Punkt: Was im Bild mitreist
Fotos enthalten Zusatzdaten (EXIF): Kameramodell, Aufnahmezeitpunkt – und bei Handyaufnahmen oft den genauen Aufnahmeort. Wer ein Foto der Wohnung, der Baustelle oder des Firmengeländes verschickt, gibt damit unbeabsichtigt Koordinaten weiter. Beim Verkleinern lassen sich diese Daten in einem Schritt entfernen.
Und wenn es wirklich viele Bilder sind?
- Alle Bilder als ZIP-Datei bündeln – das spart Platz und macht eine Datei aus zwanzig.
- Bei sehr großen Mengen: lieber einen sicheren Übertragungsweg nutzen als die E-Mail zu überladen.
- In Word oder PowerPoint eingefügte Bilder blähen Dokumente auf; auch dort vorher verkleinern.
Warum ohne Upload?
Die üblichen „Bild verkleinern“-Seiten laden deine Fotos auf einen fremden Server. Bei Schadensfotos, Ausweiskopien oder Baustellenbildern ist das keine gute Idee. Das Kniffwerk-Werkzeug rechnet im Browser – die Datei verlässt deinen Rechner nicht, was sich auf der Seite So funktioniert’s sogar live nachprüfen lässt.
Dasselbe gilt für Dokumente: Auch Word- und PDF-Dateien tragen Autor und Bearbeitungsspuren mit sich.
Mehr dazu: Word-Dokument anonymisieren.